Agile transformatie

Agile transformatie

Het woord Agile wordt te pas en te onpas gebruikt. Vaak gehoord: ‘we moeten meer agile gaan werken’. Maar wat betekent dat nu eigenlijk? “agile” betekent letterlijk: wendbaar, behendig, lenig. Agile als raamwerk (steeds met hoofdletter A) is een middel en moet geen doel op zich zijn.

Gemeenschappelijk gedachtengoed en taal

Adaptiviteit is iets wat tegenwoordig steeds meer van levensbelang is voor organisaties. Adaptiviteit is niets nieuws als managementtheorie, maar het krijgt door de aandacht voor de hippe term Agile wel de belangstelling; door het onderliggende gedachtengoed geeft het ook een gemeenschappelijke taal voor de hele organisatie. Agile combineert in feite verschillende managementtheorieën. Als het effectief en succesvol wordt gebruikt en ingezet kan het ervoor zorgen dat organisaties zich uiteindelijk sneller kunnen aanpassen aan hun omgeving om zo concurrerend te blijven. Het gaat veelal om het op passende wijze gebruiken van reeds bestaande theorieën en modellen.

Aanpassingsvermogen staat centraal

Bij Agile gaat het over snel reageren op situaties. Flexibiliteit en wendbaarheid naar de markt is tegenwoordig een absolute noodzaak. Het aanpassingsniveau moet dus groot zijn. Veel organisaties worden daarin belemmerd door hiërarchische structuren, gebrekkig interne samenwerking en de neiging om vast te houden aan vaste gedragspatronen. Onder invloed van IT-ontwikkelingen is het consumentengedrag de laatste jaren sterk aan het veranderen. Dat vraagt om nieuwe manieren van organiseren, zoals Agile. Het doel van een Agile transformatie voor organisaties is adaptiviteit: het responsieve vermogen van de organisatie om zich flexibel aan te passen aan nieuwe vereisten. Mindset met focus op business waarde Agile is een manier van denken en doen; een mindset. Op teamniveau is het in de IT reeds veelgebruike Scrum een raamwerk binnen het Agile gedachtengoed. Met Scrum kan een team snel werkende waardevolle producten ontwikkelen. Het succes van Scrum heeft ervoor gezorg dat organisatie de Agile manier van werken willen gebruiken voor hun hele organisatie i.p.v. alleen binnen het IT-development onderdeel van de organisatie. Agile richt zich niet op projectresultaten maar op business waarde. Wil je Agile organisatiebreed gebruiken dan ligt de focus op samenwerking over de hele waardenketen heen. Van idee tot productie en gebruikers. Van multidisciplinaire Scrum teams naar unitoverstijgende ketenteams. Dit raakt dus de hele organisatie, maar ook de besturing (governance) er van.

Organisatiebrede adoptie Agile voor integrale ketenbenadering

Figuur: Gebruik Agile inzichten over organisatiebrede waardestroom

Figuur: Gebruik Agile inzichten over organisatiebrede waardestroom

Bij Agile gaat het in het bijzonder om het creëren van klantwaarde. Dit is alleen haalbaar als de gehele organisatie bereid is om de Agile-filosofie te adopteren. Agile vraagt een integrale ketenbenadering (met als doel ketenintegratie) en in lijn daarmee een alomvattende aanpak over alle units en bloedgroepen van de organisatie heen (systeemdenken). Omdat Agile of Scrum binnen organisaties al vaker wordt gebruikt binnen de (IT) Development unit en daardoor vaak ook binnen de Operations unit, vormt dat een mooi startpunt om dit gedachtengoed evolutionair (volgens Agile principes) naar de rest van de organisatie te verspreiden. In de figuur [Bron (*1)] is de samenhang te zien tussen een regiefunctie (demand) en een serviceverlenende organisatie. Development en Operations zijn belangrijke onderdelen van de organisatiebrede waardestroom; Het verbreden van toepassing van Agile inzichten met de business en gebruikers helpt de hele keten verbeteren. Het organisatiebreed gebruiken van Agile inzichten helpt de afstemmingsproblematiek tussen de business (demand-organisatie) en de supply-organistie te verminderen, waarbij de door Scrum en DevOps verbeterde afstemming tussen development en operations als aanjager dient.

Organisatieverandering en cultuur

Het grootschalig gaan gebruiken van het Agile gedachtengoed binnen de hele organisatie betekent altijd organisatieverandering, en is in essentie een organisatorische transformatie. Dit zijn langdurige trajecten waarbij aandacht voor human factor en cultuur aspecten cruciaal is. Bij een op Agile principes werkende organisatie zijn een andere cultuur en andere vormen van leiderschap en samenwerking nodig om het te laten slagen. De Agile principes kunnen echter alleen opbloeien en resultaat opleveren als er een cultuur van zelforganiseren aanwezig is die ondernemerschap stimuleert en waarbij dienend leiderschap centraal staat. Principes [Bron (2*)]:

  • Waarde creëren door eenvoud en kwaliteit van (ver)nieuw(d)e producten en diensten voor interne en externe klanten: werkende, relevante oplossingen die lean worden gebouwd op basis van ‘minimum viable products’.
  • De klant begrijpen om waarde voor hem te kunnen creëren: gebruiken van ‘voice of the customer’ bronnen om zijn wensen, behoeften en gedrag continue te analyseren.
  • Alignment van betrokkenen uit alle relevante afdelingen: door in multidisciplinaire teams samen te werken aan één gemeenschappelijk doel komt de klant écht centraal te staan.
  • Empowerment van teams door het geven van end-to-end verantwoordelijkheid en het wegnemen van belemmeringen: het geven van vertrouwen faciliteert hun autonome zelforganisatie.
  • Synchroon en visueel communiceren: teamleden werken fysiek bij elkaar in hun eigen ruimte en overleggen en plannen in workshopvorm met elkaar.
  • Leren van experimenteren door het volgen van de Denk-Doe-Leer cyclus: er wordt gewerkt met hypotheses, metingen, analyses en evaluaties, waarbij falen een ingecalculeerd risico is en teamleden zich veilig kunnen falen.
  • Snelheid en flexibiliteit in de planning door te werken met korte iteraties: het team voert de verbeteringen in een ‘pull’ stroom uit door deze te prioriteren op waarde en inspanning.
  • Accountability van alle activiteiten: na iedere iteratie worden de inspanningen en resultaten op transparante wijze geëvalueerd om continue te leren en zo toekomstige prestaties te verbeteren.

Agile pilot team als start voor de Agile transformatie

Figuur: Voorbeeld multidisciplinair zelforganiserend team

Figuur: Voorbeeld multidisciplinair zelforganiserend team

Zelforganiserende multidisciplinaire teams en de juiste aansturing daarvan vormen de kurk waarop een Agile werkwijze drijft. Voor een Agile transformatie is het aan te raden om klein te beginnen met experimenten. Bijvoorbeeld met een specifiek klantproces dat niet te complex is. Richt daar een klein Agile team met fulltime mederwerkers voor in (zie de figuur). Met succes hiermee wordt de rest van de organisatie overtuigt. Breidt Agile uit als een olievlek naar andere teams en uiteindelijk de organisatie. Gebruik in dit pilot team de principes van de Agile Scrum aanpak. In Scrum werkt een kleine groep mensen in korte tijdgebonden periodes (sprints) aan het regelmatig opleveren van kleinere deeloplossingen waar de organisatie direct voordeel van heeft. Tijdens dit creatieve proces wordt continu gestuurd op nieuwe inzichten en kunnen prioriteiten verschuiven, zodat in elke sprint naar een beter eindproduct (resultaat) toe wordt gewerkt. De focus ligt altijd op de wensen van de business en hoe die het beste vertaald worden naar de gebruikers. Interactie en samenwerking met de klant staan centraal om het beste eindproduct en een zo hoog mogelijke klanttevredenheid te garanderen.

Evolutionaire strategie voor de Agile transformatie

Figuur: Gebruik Scrum aanpak binnen pilot verbeterteam

Figuur: Gebruik Scrum aanpak binnen pilot verbeterteam

Gebruik een evolutionaire bottom-up strategie (conform de Agile filosofie). Doe géén geplande organisatiebreede uitrol van Agile en/of Scrum met standaard trainingen. Begin bijvoorbeeld bij medewerkers met het samen in kaart brengen van de bestaande werkprocessen en werk samen aan verbetering in Retrospectives (teamwerkwijze verbeteren). Gebruik een veranderbacklog (product backlog) waarin de prioriteiten eenvoudig aan te passen zijn, in plaats van alles te willen plannen (zie de figuur).

TIP: Gebruik ook een op Agile gebaseerde aanpak om tot een organisatiebrede adoptie van Agile te komen (voorbeeldwerking). In de volgende LinkedIn post volgt een voorbeeld van zo’n Agile aanpak voor een verandertraject voor transformatie.

Als Agile meer en meer geadopteerd is krijgt het zijn betekenis: snel en wendbaar werken aan continue verbetering in organisaties. Bronnen:

  • (1*) Inbedden van DevOps in de organisatie, Vakblad Informatie, J. ten Hagen, jan/febr 2016
  • (2*) Aanpassen of uitsterven: de noodzaak van wendbaarheid, Vakblad Kwaliteit in Bedrijf, M. Hoogveld, juni 2016